Mẫu bảng báo giá vật tư dường như vẫn là mục làm đau đầu không ít người mới bắt tay vào kinh doanh, khi khách hàng yêu cầu gửi. Nếu công ty lớn, có phòng vật tư riêng, thì trưởng phòng vật tư sẽ chịu trách nhiệm lập, kiểm soát cũng như gửi bảng báo giá vật tư cho phía đối tác. Tuy nhiên, với doanh nghiệp nhỏ và vừa, kế toán sẽ kiêm luôn nhiệm vụ này. Vậy, hãy cùng thực hành các bước để tạo dựng mẫu bảng báo giá vật tư hợp lý nhé.
Mục Lục
Tại sao mẫu bảng báo giá vật tư lại quan trọng
Trước tiên, phải hiểu được bảng báo giá vật tư là gì. Hiểu đơn giản, đó là mẫu bảng báo giá vật tư do công ty soạn ra để gửi cho khách hàng, đối tác có nhu cầu mua hàng, với mục đích thể hiện rõ số lượng vật tư, tên vật tư, giá thành, đơn vị tính và một vài thông tin về sản phẩm (nếu có)…
Tất nhiên, trong kinh doanh, chữ tín luôn phải đặt lên hàng đầu, một doanh nghiệp với phong cách làm việc thống nhất, rõ ràng, rành mạch trong mọi thứ dù là chi tiết nhỏ nhất, sẽ luôn được đánh giá cao. Vì thế, mẫu báo giá vật tư nên được làm từ đầu, hạn chế thay đổi ít nhất có thể, để tạo độ uy tín với đối tác. Không nên mỗi lần gửi lại một mẫu khác nhau, vừa dễ rối, lại không tốt cho việc kinh doanh
Các bước tiến hành lập mẫu bảng báo giá vật tư
Bước 1: Chọn phần mềm để thiết lập
Thời buổi công nghệ số 4.0 ngập tràn, ít ai dùng mẫu báo giá bằng viết tay vì rất khó để chỉnh sửa, vậy, bạn nên chọn ra 1 phần mềm để tạo dựng bản mềm cho mẫu. Trừ phi công ty có phần mềm kế toán riêng, tôi khuyên bạn nên dùng excel để làm, giúp cho quá trình chỉnh sửa dễ dàng hơn, tính toán chính xác hơn, khách hàng nhận file cũng mở xem dễ mà không cần thêm phần mềm thứ ba khác.
Bước 2: Liệt kê danh sách vật tư
Về danh sách vật tư, bạn có thể tham khảo giám đốc hoặc lấy thông tin bên bộ phận xuất nhập. Chú ý nên kiểm tra danh sách này định kỳ theo tuần, theo tháng để kịp thời bổ sung các vật tư mới, cập nhật giá cả theo thị trường, tránh tối đa việc báo nhầm, báo sai.
Nên bổ sung thêm phần mô tả sản phẩm ngắn gọn, sao cho khách mới hiểu được về lĩnh vực kinh doanh của mình. Lần đầu đặt hàng không quá bỡ ngỡ.
Bước 3: Bổ sung giá cả, quy cách
Thông thường, giá cả hàng hóa lên xuống theo thị trường, theo đơn vị nhập, vật tư cũng không phải ngoại lệ. Nên liên hệ kịp thời khi có đợt hàng mới về để nắm bắt rõ xem có thay đổi gì không. Tránh báo giá nhầm vừa phải đền bù thiệt hại mà dễ khiến khách không hài lòng.
Bước 4: Hoàn thiện
Đây là bước quan trọng không thể thiếu, không chỉ kiểm tra xem mẫu đã đúng chưa, phù hợp chưa mà còn về tính dễ hiểu, thẩm mỹ. Có thể đưa cho sếp duyệt và góp ý, chỉnh sửa lại kỹ càng trước khi lưu làm file mẫu hay gửi khách hàng.
Bước 5: Gửi cho đối tác
Bước này thực hiện khi khách hàng có yêu cầu, tiến hành sau khi bảng báo giá vật tư được sếp ký duyệt. Bản mềm gửi cho khách nên ở dạng pdf hoặc file scan, không nên để nguyên ở file excel.
Gửi bằng đường email, nội dung email nên ngắn gọn, nhưng vẫn đảm bảo rõ ràng và đủ ý, tạo dựng niềm tin về chất lượng cho khách hàng. Có thể giới thiệu thêm các chương trình khuyến mại, chiết khấu để hấp dẫn việc đặt mua vật tư bên mình.
Nội dung mẫu bảng báo giá vật tư
Có thể có sự khác biệt về mẫu báo giá vật tư giữa các ngành nghề, nhưng những mục sau là bắt buộc phải có:
- Thông tin cơ bản của doanh nghiệp: nằm ngay ở phần đầu mẫu báo giá. Gồm: logo công ty, tên công ty, mã số thuế, số giấy phép kinh doanh, địa chỉ, hotline, email liên lạc. Đảm bảo phần này không phạm bất kỳ sai sót gì vì nó sẽ là thước đo đầu tiên khách hàng dành cho bạn
- Tiêu đề: tùy từng lĩnh vực mà có tên bảng báo giá riêng, có thể cụ thể theo thời gian, ví dụ: Bảng báo giá vật tư tháng 1/2021… Tiêu đề nên in hoa, cỡ chữ to để nhấn mạnh
- Bảng giá: phần này nên dùng bảng với các cột: số thứ tự, tên vật tư, đơn vị tính, đơn giá, thành tiền, ghi chú… Cực kỳ lưu ý đến các con số, cũng như không nhầm đơn vị tính
- Phương thức mua hàng: làm rõ về vật tư bán trực tiếp hay gián tiếp, có thể mua qua mạng hay không, địa chỉ đặt hàng như thế nào, phí vận chuyển (nếu có) ra sao
- Xác nhận của công ty: phần chữ ký, họ tên, đóng dấu của trưởng phòng vật tư và giám đốc công ty. Mục này giúp đảm bảo độ tin cậy của bảng báo giá, khẳng định giá trị của công ty.
Đi tìm mẫu bảng báo giá vật tư hợp lý
Dưới đây là các mẫu bảng báo giá vật tư theo từng lĩnh vực
Có lẽ những băn khoăn của bạn về việc thiết lập mẫu bảng báo giá vật tư đã được gỡ bỏ. Vậy thì còn chần chừ gì nữa mà không tiến hành làm ngay một mẫu bảng báo giá vật tư vừa đẹp lại vừa phù hợp với công ty để thể hiện trình độ với sếp cũng như dành được sự hài lòng của khách hàng thôi nào.
